回覧板が戻ってこない!班長さん必見のスムーズに早く回すコツを紹介!
自治会の班長をやる時の悩みの種になるのが、
回覧板が戻ってこない!という問題。
何回も回覧板を回しているのに、
戻ってこないまま新しい回覧文書がポストに入っていることも・・・。
イライラしますよね。
このストレスは自治会の班長をやるとあるあるです!
どうしたらスムーズに回せるのか?
どうしたら回し忘れがないようにできるか?
今回は、班長さん必見の、
回覧板を滞りなくスムーズに回すコツを紹介します!
回覧板を早く回す方法は回覧板に書く文字を工夫する!
回覧板を早く回すには、回覧板に書く文字を工夫すると良いです。
書く文字のアイディアとして2つあります。
・回覧板の開始日を「〇月〇日開始」と大きく書く
こうすることで、「早く回さなきゃ!」という気にさせます。
そして、もし忘れていたとしても回覧板に気づいた時に
「あっ!こんなにも遅れてしまっている!」と焦らせることができます。
反省の色のない人もいるかもしれませんが、
常識のある人なら「遅れてすみません。」と速やかに回すはずです。
・期限は「〇月〇日です。」と書く
期限をしっかりと決めてしまいます。
もし、期限の日に回覧板が戻ってこなかったら、
回覧板の順番の最後の人から電話して確認していきます。
「班長の仕事めんどくせ～!」
となるかもしれませんが、これは最初の対応が大切です!
「早く回さないと電話が来てしまう!」
と思わせてしまった方がいいんです。
どこの世界でも、
期日や時間が守れない人というのはいるもので、
職場なんかにもたくさんいます。
宿題をやってこない子供のようなものなので、
電話攻撃で制裁を与えましょう!
ただ、電話する時に威圧的な態度を取ってしまうと、
今後のご近所付き合いに支障が出るので、
「回覧板が戻ってこないんですけど知っていますか?」
と尋ねるような感じにした方がいいです。
また、回覧板を回す時に、印鑑と日付を書いて、
誰が回しているかを把握している自治会が存在するようですが、
これは失敗談が多いのでやめた方がいいです。
「なんだか監視されているみたいで嫌だ。」とか
「回覧板を止めるような人は日付も嘘を書いて回すのでは?」という意見が多いです。
実際、途中で中止となったというところも
チラホラありましたので、オススメできません。
私の住んでいたところの自治会は、ハンコだけ押して回す方式でしたが、
お年寄りが多く、回覧板を回しがてら井戸端会議、
なんてのが多かったのでスムーズに回っていました。
アパートやマンションの場合は回覧板を回す順番をしっかりと決めよう!
回覧板を回す順番は、しっかりと決めておいた方が良いです。
アパートやマンションでは、部屋の並び順ではなく、
仲良くしている人にだけ回すような人がいます。
ありえないような話ですが、本当の話なんです!
回覧板をなんだと思っているのか・・・。
そして、そのまま滞ってしまってなかなか戻ってこなかったり、
回覧板が回ってきてない人なんかも続出しているのだとか。
年度の初めに「今年はこの順番で。」と言葉を添えて、
「〇〇さん→〇〇さん→〇〇さん」と決めてしまう方がいいです。
常識のある人だったら「201号室→202号室」という風に
番号順に回すと思うんですが、
なかなかルールを決めないと難しい現実があります。
私が今まで住んでいたところは、
回覧板はなく掲示板を各自で見るというように言われていました。
なかなか回覧板を回すということが難しいのであれば、
もういっそのこと回覧板は廃止して、
掲示板を使って各自で見るという方法を提案するのも良いかもしれませんね。
ただ、今時回覧板を回しているようなところは、
もともとの地域の伝統を大切にする傾向があるかもしれませんので、
提案する時はどうして廃止した方が良いのかや
メリットはしっかりと説明できないと説得できません。
「今までこうやってきたんだから!」
と怒ってしまう人もいるので、注意が必要ですよ。
まとめ
今回は、回覧板を滞りなくスムーズに回すコツについて紹介しました。
ご近所付き合いが関わってくることなので、
なるべくトラブルなく回したいですよね!
今回の記事を参考にして、
回覧板の回し方の工夫をしてもらえたらなと思います。
あまり回覧板が止まっている時に犯人探しをすると、
人間関係にヒビが入ってしまうかもしれませんので、
戻ってこない回覧板は諦めて、新しい回覧板から対策していきましょう!
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